Cuando te dedicas a organizar eventos tarde o temprano vivirás este momento:
Queda 1 semana para el evento y no tienes donde hacerlo
Hoy vamos a ver en el blog por qué no tiene que cundir el pánico y cómo conseguir el espacio ideal incluso cuando parece que te has quedado «con el culo al aire». Este post también te servirá si tienes que organizar un evento con poca antelación, para evitar el dolor de cabeza que puede suponer encontrar un espacio.
Evitar las posibles causas de quedarte sin espacio para el evento
Habrá profesionales que organizan eventos que pensarán «qué tontería, esto no me ha pasado nunca». ¡Enhorabuena! Pero, ¿sabrías qué hacer si te pasa?
Una de las primeras cosas que hay que controlar en la organización de eventos son las causas que pueden dar lugar a este gran problema:
- El lugar del evento te cancela. No es algo habitual, pero puede pasarte si no has firmado ningún contrato ni realizado la paga y señal necesaria para bloquear el espacio. Si estás seguro o segura de que ese es tu espacio, intenta bloquearlo cuanto antes.
- El lugar del evento no se corresponde con lo que habías visto en el dossier o las fotos. Esto me ha pasado y es un problema importante. La mejor forma de evitarlo es visitando el espacio cuanto antes y preguntando todas las condiciones: ¿Qué estoy alquilando? ¿Qué mobiliario está incluido? ¿Qué tipos de conexión a internet están incluidos y cuál es su velocidad? (Haz un test de velocidad in situ en el lugar), etc.
- Otras causas (surge un side event, coincides en el sitio con otro evento que no te interesa tener al lado, hay una catástrofe en el sitio reservado…). Un imprevisto puede surgir en cualquier momento. En este caso, tira de la lista de los posibles lugares que hayáis barajado y descartado. Contacta con el que más se parecía al «espacio ideal» cuanto antes, y sigue con tu lista hasta dar con quién tenga disponibilidad.
Tipología de espacios para eventos last-minute
Aquí vamos a repasar algunos espacios que, cada vez con mayor frecuencia están presentes en las ciudades de España y que pueden ser tu salvavidas si te quedas sin espacio a última hora, o si necesitas organizar un evento con poco tiempo de antelación.
Espacios para eventos de tamaño pequeño-mediano:
- Coworkings. ¿Qué te aporta un coworking? Un espacio diáfano y fácilmente adaptable y buena conexión a Internet. Contras: El precio es medio-alto.
- Talleres de Cocina. Cada vez más los caterings montan sus propios espacios con doble funcionalidad: tener un lugar para preparar los servicios y ofrecer un espacio para eventos y talleres de cocina. ¿Qué te aporta? Un espacio privado y normalmente singular. Contras:
- Galerías de arte. Otro espacio cada vez más abierto a organizar eventos privados. Contra: la mayoría de estos espacios son pequeños.
- Fábricas. En alza en Barcelona, se están recuperando bastantes para crear coworkings y espacios abiertos que se pueden alquilar para eventos. Contras: necesitarás alquilar otra infraestructura como setas de calor si el evento es en invierno, mesas, sillas…
Espacios para eventos de gran tamaño:
- Hoteles. ¿Qué te aporta un hotel? Los hoteles siempre tienen salas disponibles para reuniones y eventos y en función de la ciudad son opciones de precio medio-bajo. Para un evento de tamaño mayor, céntrate en hoteles con más de 5 – 7 salas. Contras: todos los servicios «extra» se pagan a precios altos (pantallas, audiovisuales…) encareciendo bastante el precio final. Por otro lado, suelen trabajar en exclusiva con su propio catering que puede ser bueno o terrible.
- Universidades. ¿Qué te aporta la Universidad? Suelen tener disponibles una o varias localizaciones y auditorios (no es habitual organizar muchos eventos privados allí). Contras: no todas organizan este tipo de eventos, los catering exclusivos suelen ser malos y corres el riesgo de acabar con unas docenas o cientos de estudiantes inscritos (en especial si tu evento es gratuito y abierto).
- Museos. ¿Qué te aporta un Museo? Tienen grandes auditorios y los más modernos, bastantes salas que se pueden usar como espacio para eventos. Contras: el precio, algunos limitan su colaboración con eventos sólo a grandes eventos.
Por supuesto, esta lista de espacios podría ser más larga, estos son solo los que considero infalibles, los que deberías mirar en primer lugar si buscas algo last minute. Quizá en ellos esté tu próximo espacio para eventos… ¡o quizá tengas alguna idea que no conozca! Compártela en los comentarios y recuerda que si quieres puedo ayudarte con tu evento.
