Una vez decidimos que queremos hacer un evento hay que definirlo al máximo posible. Para hacerlo, me gusta utilizar un documento que llamo briefing de evento, que hoy os defino, explico y comparto.
¿Qué es el Briefing de Evento?
El briefing de evento es un documento, a ser posible de una página, que plasma los datos más relevantes de un evento.
En publicidad y marketing los briefings se hacen antes de crear las campañas, para tener una guía de por donde tenemos que empezar a trabajar.
Pues bien, el briefing de evento es lo mismo. Son los datos básicos que necesitará un equipo de marketing o una organizadora de eventos para ponerse en marcha.
Si bien es cierto que a veces podemos elaborar presupuestos y trabajar las primeras propuestas solo con datos muy muy básicos (fecha, día, qué se busca, número de personas), no se puede avanzar más que tener una fecha y espacio si no tenemos el briefing de evento.
¿Quién debe hacer el briefing de evento?
El documento lo completaremos haciendo preguntas a las personas clave involucradas en el evento.
En mi opinión, estas personas son, normalmente 3:
- Quien nos da el dinero para hacer el evento
- Quien nos pide resultados del evento (puede coincidir o no con 1)
- Lxs responsables de los que tendrán que currar en el evento para que sea un éxito.
Os pongo un ejemplo. Una empresa de alimentación quiere hacer una conferencia para sus 50 mejores clientes sobre últimas tecnologías en el sector alimentario.
El dinero sale de una partida del equipo de fidelización, pero ventas espera que reunamos a más de 50 personas en la sala y que aumenten sus pedidos tras finalizar el evento. Las presentaciones las tiene que hacer el equipo de producto y marketing debe buscar un ponente «gancho» que atraiga a los interesados.
Así, 1 = jefe de fidelización, 2= ventas y 3 = responsable de producto y dirección de marketing.
A unas malas, podemos reducir y que esté solo 1 y 2, o incluso 1, si no hay 2 (por ejemplo en eventos más centrados en branding, recompensas para clientes o eventos de teambuilding).
Plantilla de Briefing de Evento
Para que lo tengas fácil, he creado una plantilla de briefing de evento para ti. No es la más cuqui del mundo, pero funciona a la perfección.
Si te interesa tenerla, solo te pido que te suscribas al blog, para recibir única y exclusivamente los posts sobre organización de eventos que publique en el futuro (o lo que te dé la real gana, puedes elegir):
Cuando termines el proceso de suscripción, te enviaré un email automático con un link para que descargues la plantilla desde GDocs en el formato que quieras.
Te dejo una imagen para que veas que es sencilla, pero tiene todo lo que necesita tener un briefing de evento:
Cómo Utilizar el Briefing de Evento
Ahora que tienes la plantilla en tus manos, ¿cómo utilizar el briefing de evento?
Pues muy sencillo: debes reunirte con esos decisores que son «clave» para el evento que se quiere organizar y completarla.
En la plantilla te he destacado en negrita los datos básicos sin los cuales yo no daría NI UN SOLO PASO más para organizar un evento. Son:
- Objetivos a nivel cuantitativo. ¿Qué se espera del evento? Si es generar más ventas, renovar clientes… que esté definido al máximo y siguiendo la metodología SMART.
- Qué formato de evento se nos está pidiendo.
- Cuánta gente esperamos.
- Y qué presupuesto tenemos en total.
La plantilla del briefing es un mínimo: cuanta más información recabes, mejor, evidentemente. No dudes en anotar todo lo que pienses que puede ser relevante para organizar un evento.
Al finalizar, hemos de enviar el briefing a las personas presentes cuando lo hicimos, y a otras implicadas que deban tener conocimiento del mismo.
El briefing de evento es solo el comienzo, y una vez lo tengamos pueden surgir muchas dudas:
¿Por dónde empiezo? ¿Realmente necesitamos un evento para estos objetivos? ¿Es realizable lo que buscamos?
Muy pronto haré algunos artículos sobre estas dudas, como ya te habrás suscrito para recibir tu plantilla, no te preocupes, los recibirás 😉
