¿Cón Cuanta Antelación Debo Empezar a Organizar un Evento?

¿Cón qué antelación organizar un evento? Algunos consejos prácticos y variables para evaluarlo

¡Ay! La pregunta del millón. La organización de un evento es muy diferente si vamos bien de tiempo o si vamos con la lengua fuera. Asique… ¿con cuánta antelación organizar un evento? Venga, vamos a mojarnos.

¿Qué Antelación necesito para Organizar un Evento?

Evidentemente, la respuesta no es “1 mes” o “5 días”. La respuesta es depende.

Pues gracias, María, me has ayudado mucho, cierro esta página web y paso del tema. ¡Espera hombre o mujer, no seas ansioso/a!

Como depende, vamos a revisar las variables de las que depende la antelación que necesitas para organizar tu evento y, una a una, te doy algunos tiempos básicos para ello.

Entendamos los tiempos que voy a manejar en este post como básicos o “de mínimos”. Si añades un par de semanas a cada uno, serás más feliz. Y tu organizador u organizadora de eventos, más todavía.

Variable #1: Organizar tu Evento en Función del Público Objetivo

Tu público objetivo puede ser gente con mayor o menor cantidad de tiempo libre. Esto impacta en sus agendas. Si tienen más tiempo libre, su agenda puede estar libre incluso una semana antes de tu evento.

Si es gente ocupada, el margen que necesitas para programar tu evento es mayor. Vamos a verlo con ejemplos prácticos:

  • Evento corporativo externo con clientes existentes. Por ejemplo, para presentar un nuevo producto o una nueva versión de una tecnología. Antelación mínima: 1 mes. 
  • Evento corporativo externo con clientes y también clientes potenciales. Aquí necesitaremos un poco más de margen para convencer a los clientes potenciales: 1 mes y medio.
  • Evento corporativo interno. Solo vamos a invitar a gente que trabaja en la empresa. En este caso, recomiendo ver la variable #4.
  • Cualquiera de los anteriores con VIPs o representantes institucionales. Si vas a invitar a personalidades o personas del sector público, la película cambia MUCHO. La agenda de políticos de todo tipo está cerrada con meses de antelación. Por lo tanto, si quieres que asista un alcalde o el CEO de una gran empresa, por ejemplo, a tu evento, el mínimo recomendable para invitar son 3 meses de antelación.
  • Evento online. Aquí depende de si tenemos base de datos a la que invitar. En caso afirmativo, la antelación mínima son 3 semanas. Si hay que hacer base de datos específica, 1 mes.

Qué antelación hace falta para organizar eventos con ejemplos según el target

Variable #2: Duración del Evento

Ir a un evento es divertido. Aprendes algo, ves cosas nuevas, conoces gente… pero también consume un recurso fundamental en nuestro día a día: tiempo. 

Por eso, no es lo mismo la antelación necesaria para organizar un evento que dure 3 días que uno que sea un afterwork de 2-3 horas por la tarde. 

Para un evento de varios días de duración la antelación mínima de organización es un año. ¡¡¿¿Un año??!! Sí, un año. El típico evento de este tipo es, por ejemplo, XXX de SalesForce o la Esri User Conference de San Diego. Un evento anual, con miles de asistentes.

Para un evento de media jornada de duración el mínimo tiempo que te recomendaría es dos meses.

Variable #3 Coste del Evento

En la mayor parte de los países, excepto en España, el 95% de los eventos tiene un coste de asistencia. Y es un factor clave del tiempo que necesitas para organizarlo. O, al menos, para comunicarlo.

En función de ese coste, necesitarás más o menos antelación para ir convenciendo al público objetivo de que pague por ir a tu evento. Cuanto mayor sea el coste, mayor antelación te recomiendo para empezar, al menos, la campaña de inscripciones.

Si el evento tiene coste, necesitarás más tiempo para organizarlo

Una buena campaña de inscripciones a eventos NO debería lanzarse nunca sin: 

  • La web de registro 100% completada y operativa. MUY importante: que puedas hacer uso de cupones para patrocinadores, media partners, organizar concursos de entradas gratis…
  • Una idea del programa que va a tener el evento. Aquí hay dos estrategias: anunciar primero el speaker más potente, o anunciar al resto y dejar el top para el último momento. El contenido del evento es desde el inicio el caramelo más jugoso para conseguir inscripciones.

Variable #4: en Qué Temporada Hacemos el Evento

Hay temporadas en las que las agendas de la gente van saturadas de eventos.

En el mundo corporativo, suele pasar entre mayo/junio y octubre/noviembre. ¿Alguna vez te has preguntado por qué?

Es muy sencillo. Antes de verano, se aprovechan los eventos para intentar hacer contactos interesantes en los prospects que aún tenemos más fríos. La intención es moverlos e intentar abrir una oportunidad de negocio antes de verano, para cerrar antes de final de año.

¿Y por qué tantos eventos a final de año? Estos eventos sirven para fidelizar a los clientes existentes principalmente. Muchos tienen que renovar su contrato con la empresa a final de año o comienzos del siguiente. Invitarles a un evento con el que les deleitemos es una vieja estrategia para cerrar el año con una buena relación con ellos. También puede servir para acelerar el cierre de negociaciones abiertas.

En los eventos relacionados con el consumidor final verás que siguen mucho la estacionalidad del negocio propio del organizador. Un fabricante de helados intentará multiplicar sus eventos antes y durante el verano. Mientras que una estación de esquí hará más saraos a medida que se acerca la temporada de nieve.

Por último esta variable es muy importante a la hora de organizar eventos de team building o internos. Todos conocemos las típicas fechas: fiesta de verano, fiesta de Navidad, etc. Pero eso no quiere decir que nuestros compañerxs no hagan planes para esas fechas: ¡todo lo contrario! Son momentos en los que el ocio se multiplica.

Por eso, a la hora de organizar un evento interno o de team building en verano y Navidad hay que intentar evitar que coincida con fechas ya muy vacacionales (julio y agosto en verano, por ejemplo).

Variable #5: De Qué va el Evento

Por último, no nos vamos a engañar. No es lo mismo un evento para dar una chapa de producto monumental (ojo, que a veces los más fieles usuarios nos lo pueden pedir) que invitar a la gente a cocinar un día con uno de los presentadores de MasterChef.

Hay propuestas que llaman más la atención que otras, es obvio. Las que sean:

  • Gratis
  • Con famoso o personaje MUY relevante
  • En un sitio chulo, o que es de difícil acceso habitualmente
  • Con posibilidad de llevarse un regalo
  • Con gente entre los posibles asistentes que puede: darme pasta para mi negocio O darme trabajo

Tienen todas las papeletas de llevarse la atención del personal, y que las plazas se agoten enseguida.

Vale, María, pero mi evento NO es nada de eso. Lanzo un producto nuevo, tengo que contar sus características técnicas y no puedo evitarlo (o no quiero gastarme una pasta en traer a un famoso que, además, no tiene nada que ver con mi marca o posicionamiento).

Pues lo entiendo y haces MUY bien. Pero ahí entramos los organizadores de eventos a echarte un cable, porque siempre se puede añadir algún detalle original a los eventos. Un lugar original, un catering espectacular o un video bien realizado pueden ser diferenciales para tu evento.

Asique, confía en nosotros 😉

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